Sammlungsverwaltung mit der kostenlosen Fossilien-Datenbank PalCol

[Sönke]

Zum Steinkern.de Artikel vom 17.12.2021:
Sammlungsverwaltung mit der kostenlosen Fossilien-Datenbank PalCol

Kurzfassung:
PalCol ist ein kostenloses Datenbanksystem für Paläontologen und Hobby-Paläontologen, das für die Erfassung von Sammlungen fossiler Organismen zugeschnitten ist. Die Software wurde von Hannes Löser (Instituto de Geología, UNAM - Hermosillo, Mexiko) programmiert und wird von ihm regelmäßig weiterentwickelt. Dieser Bericht könnte einige Steinkern-Leserinnen und -Leser dazu motivieren, den Winter dazu zu nutzen mit der Katalogisierung ihrer Sammlungen zu beginnen oder damit fortzufahren – vielleicht basierend auf der Software PaleoTax? Unabhängig von dem dazu eingesetzen System, ist eine gute Sammlungsdokumentation unbedingt zu empfehlen, um dem Verlust von Informationen über die gesammelten Fossilien vorzubeugen.

Kommentare, Anmerkungen, Lob, Kritik und Fragen zur Software und zum Artikel sind willkommen!
Der Autor ist auch im Forum aktiv und wird ggf. sicher gern darauf eingehen.

[Sönke]

Lieber Hannes,

auc an dieser Stelle nochmals ganz herzlichen Dank dafür, dass Du uns hier im Steinkern-Rahmen über Deine Software berichtest und sie uns allen kostenlos anbietest!

Gerade jetzt im Winter hat vielleicht die/der eine oder andere die Muße etwas anzufangen, da ist dieser Bericht eine schöne Ermunterung zur rechten Zeit.

Wir sehen nahezu täglich im Forum und in unserer Facebook-Gruppe die Resultate von Informationsverlust über Fundstücke. Da gehen oftmals Werte (wissenschaftlich und monetär) verloren, die schon mit mäßigem Aufwand (Sammlungsverwaltung) den Sammler hätten überdauern können. Insofern: Sammlungsverwaltung ist wichtig!

By the way: Ich graviere mittlerweile größeren Matrixstücken mit großzügiger Matrix gern noch auf der Standfläche den Fundort mit einem feinen Druckluftstichel ein, um die (neben der Schicht, falls horizontiert gesammelt) wichtigste Information noch mal direkt am Objekt unauslöschlich zu verewigen. Denn selbst wenn´s eine Datenbank / Daten gibt, können die Fossilien irgendwann isoliert davon auch wieder ohne diese archivierten Daten dastehen. Dies vielleicht noch an alle als flankierende Idee zum Anlegen einer Sammlungsverwaltung. Das geht natürlich nur bei größeren Stücken in dieser Form.

Gruß
Sönke

[Klapperstein]

Vielen Dank an Hannes für den umfassenden Beitrag und Sönke dafür, dass er die Diskussion hier eröffnet hat! Der Zeitpunkt könnte für eine Diskussion in diesem Feld könnte passender kaum sein, denn ich beabsichtige gerade meine Sammlung neu zu erfassen. Parallel dazu entstand die Idee eine artgleiche Sammlung auf dem gleichen Wege zu dokumentieren, um den Weg für eine spätere Übergabe unserer beider Sammlungen in ein Museum zu ebenen (da wir den identischen Fokus haben und unsere Oberkreide/Rügen Spezialsammlungen sonst eventuell in Konkurrenz treten würden). Der Vorteil der gemeinsamen Erfassung liegt m.E. darin, dass das zukünftige Museum sich nicht mit verschiedenen Dokumentationen herumschlagen muss und auch das Sortieren der Funde nach bedeutsamen Elementen leichter fallen würde (z.B. veröffentlichte Funde).

Dennoch haben wir uns bisher gegen ein Datenbanksystem entschieden und arbeiten derzeitig mit Excel. Dies liegt primär an meinem Misstrauen bzgl. dem technischen Fortschritt, denn sämtliche Dateiformate und Software überholen sich in einem rasenden Tempo. Ich vertraue daher auf Lösungen, welche nah am Analogen liegen* und die dank ihrer großen Verbreitung mit großer Wahrscheinlichkeit permanent weitergeführt werden. Auch Datenbanken liegen einfache Dateisysteme zugrunde, ob diese ohne die Software genauso einfach weiternutzbar sind (z.B. für ein Museum), vermag ich nicht beurteilen und da würde ich mich über einen Beitrag von Hannes freuen.

(*Tabellen können wir ausdrucken)



Weiterhin hätte ich noch eine Frage die relativ Artverwandt zu deinem Gravieren ist: Derzeitig schreibe ich den Fundort, die Sammlungsnummer und das Datum auf das Fundstück. Bei der Sammlungsnummer ergibt sich aus meiner Sicht jedoch noch Gestaltungspielraum, denn z.B. große Museen haben da ein differenziertes System. Hat da eine Person aus dem Forum Einblicke?

Ich stelle mir im Moment eine Nummerierung wie folgt vor: Sammlungsbezeichnung-Untersammlung-Nummer

Sammlungsbezeichnung = z.B. MM für Max Mustermann; Dies könnte helfen in ferner Zukunft die Zusammengehörigkeit von Funden zu erleichtern

Untersammlung = relevant wenn verschiedene Sammlungsschwerpunkte existieren, welche später einmal getrennt werden (z.B. Weitergabe in verschiedene Museen oder andere Sammler); in meinem Fall z.B. Oberkreide und Geschiebe

Nummer = brauch ich wohl nicht erklären, 1...

Vielen Dank noch einmal und ich hoffe auf ein paar Kommentare, denn diese Fragen treiben mich schon lange um!
Stefan

[Porolepis]

Hallo Hannes,

danke für den interessanten Beitrag.
Ich suche derzeit für meine Fossilienverwaltung ein neues Programm.
Das von mir verwendete, ist mittlerweile über 15 Jahre alt und ich weis nicht wie lange ich es noch nutzen kann.
Es umfasst mehrere tausend beschrieben Fossilien(Name, Fundort, Literaturverweise, Bilder, Nummern etc.).
Inwieweit kann ich diese Daten in das neue System kopieren - wenn dies überhaupt möglich ist, oder muss ich bei der
Sammlungsnummer 1 wieder neu anfangen ?

Gruß

Hartmut

[Frank]

Interessantes und recht übersichtliches System
Ich habe es mir zum testen und spielen gerade heruntergeladen und bin gespannt, ob es ausreichende Vorteile zu anderen Systemen bringt.
Beim Download gibt es bei mir eine Abfrage, ob ich der Website etc. vertraue. Habe dem mal zugestimmt
Leider wird das Programm nicht vollständig heruntergeladen und ausgeführt. Die Website wird als nicht-vertrauenswürdig eingestuft und ob des fehlenden Sicherheitszertifikates wird eine abgeschlossene Umsetzung blockiert.

@Hannes: Könntest Du das Sicherheitszertifikat der Website bitte aktualisieren? Dann sollte es klappen. Danke

[reinhardt]

Da liegt ein Missverständnis vor.
Es handelt um eine http und nicht um eine https Seite, damit gibt es kein Zertifikat.
Der Download ist möglich, ebenfalls die Installation incl. aller Module.

Interessantes und recht übersichtliches System
Ich habe es mir zum testen und spielen gerade heruntergeladen und bin gespannt, ob es ausreichende Vorteile zu anderen Systemen bringt.
Beim Download gibt es bei mir eine Abfrage, ob ich der Website etc. vertraue. Habe dem mal zugestimmt
Leider wird das Programm nicht vollständig heruntergeladen und ausgeführt. Die Website wird als nicht-vertrauenswürdig eingestuft und ob des fehlenden Sicherheitszertifikates wird eine abgeschlossene Umsetzung blockiert.

@Hannes: Könntest Du das Sicherheitszertifikat der Website bitte aktualisieren? Dann sollte es klappen. Danke

Gruss

[Frank]

Da liegt ein Missverständnis vor.
Es handelt um eine http und nicht um eine https Seite, damit gibt es kein Zertifikat.
Der Download ist möglich, ebenfalls die Installation incl. aller Module.

Interessantes und recht übersichtliches System
Ich habe es mir zum testen und spielen gerade heruntergeladen und bin gespannt, ob es ausreichende Vorteile zu anderen Systemen bringt.
Beim Download gibt es bei mir eine Abfrage, ob ich der Website etc. vertraue. Habe dem mal zugestimmt
Leider wird das Programm nicht vollständig heruntergeladen und ausgeführt. Die Website wird als nicht-vertrauenswürdig eingestuft und ob des fehlenden Sicherheitszertifikates wird eine abgeschlossene Umsetzung blockiert.

@Hannes: Könntest Du das Sicherheitszertifikat der Website bitte aktualisieren? Dann sollte es klappen. Danke

Gruss

Bei mir leider nicht und auch bei einigen anderen die mich angeschrieben habe. Es installiert nicht und schmeisst es wieder herunter. Fehlerbericht sagt "Sicherheitszertifikat", egal wie ich es versuche.
Im FB hat Soenke ja geschrieben, das es über Steinkern gehen soll (habs gehört, noch nicht gelesen), das wäre prima. Wird schon klappen

[asnapan]

Moin Stefan,

Da du im Geschiebe unterwegs bist, ist es sinnvoll Fossilien aus dem gleichen Stein, dem Stein zuordnen zu können. Deshalb hat sich bei mir eine einfache Durchnummerierung jedes Fossils mit einer angehängten S-Nummer (Steinnummer), wo notwendig, durchgesetzt. So ist ein schnelles Zuordnen von Fossilien aus dem gleichen Geschiebe möglich.

Z.B.
113556 - S45 Trilobit xy
567548 - S45 Brachiopod xy
Laufende Nummern weit auseinander, da vielleicht später präpariert und/oder dokumentiert.

Weiterhin wird die vordere laufende Nummer nur einmal vergeben. Auch wenn die Fossilien mal aus der Sammlung entfernt werden, wird die Nummer nicht mehr vergeben.

Grüße Andreas

[Sönke]

Hi,

Im FB hat Soenke ja geschrieben, das es über Steinkern gehen soll (habs gehört, noch nicht gelesen), das wäre prima. Wird schon klappen

Bzw. dass ich Hannes angeboten habe, dass wir die aktuelle Version auf dem Steinkern-Server parken könnten, wenn er das möchte.

Mein Bruder hat hier das https:// sehr schnell für die Community umgesetzt, noch bevor die ersten Browser anfingen darüber zu "meckern", dass es noch unter http:// läuft. Das ist glaube ich bei der verlinkten Seite die Crux. Wahrscheinlich kann man seinem Browser aber auch erklären, dass die konkrete Seite vertrauenswürdig ist und dann gelangt man zum Download.

Viele Grüße
Sönke

[Hannes Loeser]

Also ich habe bisher keine Klagen gehört, so wie Frank das schreibt. Die Domain ist nicht zertifiziert, das ist heute wohl auch einfacher als früher und ich werde das im nächsten Jahr anschieben. Und ja, ich werde Sönke die aktuelle Version schicken.

[Hannes Loeser]

@Klapperstein
Das Dateiformat ist dBase III ... ist also offen und lässt sich auch als ASCII, ANSI, und XML exportieren. Nur gehen dann natürlich die Zusammenhänge verloren, die jedoch ein einigermaßen versierter Programmierer schnell erkennt.

@Porolepis
Es gibt für andere Applikationen sehr komfortable Migrationssoftware, für PalCol bisher noch nicht (weil bisher noch nie jemand gefragt hat). Es sollte aber nicht so ein Problem sein sage ich mal. Es wäre aber sinnvoll Du schaust Dir PalCol (nebst Manual) erst einmal an, ob Dir das gefällt. Die Erwartungen gehen natürgemäß auseinander...
Anhand ein paar Beispieldatensätzen kann ich alles Weitere klären.

@asnapan
Problem Geschiebe ist bekannt und wird von dem System recht gut behandelt, da man einzelne Posten einem Geschiebeblock zuordnen kann.

Was die Nummerierung betrifft, gibt es viele Ansätze. Ich halte viel von sprechenden Schlüsseln, aber man soll es auch nicht übertreiben. Mein eigenes Material bekommt eine sechstellige Nummer, z.B. 201712 - 20, das Jahr; 17, die Entnahme (Beprobung, ein einziger Fundort); 12 laufende Nummer (Stücknummer). Die zweite Nummer kann auch das Projekt sein, wie immer man will.

[Arndt Knupfer]

Hallo Hannes und liebe Steinkern Fangemeinde ,
tolle Sache die Hannes uns da zur Verfügung stellt. Ich bin seit längerem am Überlegen wie ich mein Sammlung mit über 4.000 Fossilien in ein vernünftiges Dokumentationssystem bekomme. Bis jetzt habe ich die einzelnen Funde fotografiert und die jeweilige Aufnahme mit einer Nummer, was es ist, dem Fundort, Erdzeitalter und Funddatum versehen. Das ganze ist jetzt natürlich digital und somit als jpg Datei gespeichert und auf einer externen Festplatte nochmal als backup gesichert. Auf dem jeweiligen Fossil habe ich die Nummer an einer Stelle, wo es nicht stört, aufgeführt. Die Überlegungen das ganze jetzt in eines Excel Tabelle, einem Buch oder in einem Programm festzuhalten hat mich immer wieder abgeschreckt. Zum einen ist es der enorme Zeitaufwand und dann wie steht es mit den releases/ aktuellen Versionen des jeweiligen Produktes aus ???? Das es jetzt hier eine offene Datenbanklösung gibt und man die Daten in anderen Formaten abspeichern kann ist schon mal sehr gut. Mit einem gewissen Aufwand können die Daten somit in andere Programme wieder importiert werden um dann hoffentlich wieder damit weiter arbeiten zu können. Ok, das wird die Zukunft zeigen was da geht und was eben nicht geht aber einen Weg muss ich jetzt halt so langsam gehen ... Der Lösungsansatz ist ja schon mal gut.
Also ich werde das mal jetzt ausprobieren und anfangen meine Sammlung damit zu erfassen/ dokumentieren.

Viel Spaß beim sammeln und präparieren an alle Fossifans.... übersteht die Zeit gut .... und vielleicht trifft man sich ja mal in den nächsten Jahren...

Arndt Knupfer

[Hannes Loeser]

@Arndt Kupfer
Das Problem der Migration hatte ich ja schon oben kurz angerissen. PalCol ist ja nur eine Applikation von mehreren (von denen drei veröffentlicht sind und gepflegt werden). Für die jüngste, Oliva, ein Hybrid zwischen Sammlungs- und Forschungsdatenbank für rezente Organismen, gibt es eine ziemlich komfortable Migrationssoftware, die eine Textdatei sogar in eine bestehende Datenbasis importieren kann. D.h. man kann nicht eine beliebige Datenbank (XL-Tabelle, Word-Datei) importieren, sondern muss diese erst einmal in das Importformat bringen (obwohl es auch dort viele Freiheiten gibt). Etwas ähnliches ließe sich mit vergleichsweise geringem Aufwand auch für PalCol schreiben. Wer also ernsthaft daran interessiert ist, müsste mir ein paar Beispieldatensätze zur Verfügung stellen (am besten in einer Word-Tabelle, die dann im Format RTF gespeichert wird) und ich sehe mir das an. Probleme sehe ich bei der Konsistenz der Taxonomie, aber das sind Detailfragen.

[bifer]

Hallo Hannes. Vielen Dank für die Vorstellung der Software. Ich würde ja sofort damit beginnen so eine Sammlungssoftware zu nutzen, allerdings habe ich mir bereits eine rudimentäre Sammlungsdatenbank mit MariaDB 10 und LibreOffice Base aufgebaut und bereits gefüllt. Ein Umzug wäre also mit Aufwand verbunden.

Kannst du sagen welche Beziehungen 1:1, 1:n oder m:n im Datenmodell hinterlegt sind?



Sammlungsstücke ist die zentrale Tabelle im Datenmodell oder besteht diese bereits aus mehreren Tabellen? Ich versuche nämlich gerade zu verstehen, wie ein Handstück mit mehreren Fossilien im Handstück hinterlegt wird. Da hakt es z.B bei meiner Umsetzung.

[bifer]

@Klapperstein

Meine Sammlungsnummer setzt sich aus Bestandteilen zusammen, die mir eine schnelle erste Einordnung erlauben. Insgesamt sind es 12 Stellen.

3 Zeichen: Abkürzung für eine einfache Systematik, z.B: Amm, Bra, Biv, Gas
4 Zahlen: das Fundjahr
4 Zeichen: Abkürzung für den Fundort, z.B. sbsw für Steinbruch Sengenthal Winnberg
5 Zahlen: ich habe mir vorgenommen nicht mehr als 99999 Fossilien zu sammeln.